Auch 2021 gibt es das Office-Paket als Kaufversion, es muss nicht die Cloud-Variante Microsoft 365 gebucht werden. Doch was sind überhaupt die Unterschiede?
Die Unterschiede zwischen der Kaufversion von Office 2021 und einem Microsoft-365-Account beginnen bei der Lizenzierung. Bei der Kaufversion zahlen Nutzer einmalig einen Betrag und erwerben damit das Recht, das Office-Paket auf einem Gerät zu installieren und zu nutzen.
Die erworbene Lizenz gilt immer für genau ein Gerät. Soll das Paket auf einem weiteren Rechner installiert werden, erfordert dies eine weitere Kauflizenz. Erscheint eine neue Office-Version, muss man sie erneut kaufen, um sie nutzen. Eine Aktualitätsgarantie gibt es bei der Kaufversion also nicht.
Wird ein Microsoft-365-Plan zur Nutzung des Office-Paketes (Microsoft 365 Apps für Business) gebucht, wird monatlich eine Gebühr für die Nutzung fällig. Darin enthalten ist eine Aktualisierungsgarantie der Software.
Sobald eine neue Office-Version veröffentlicht wird, kann man diese nutzen, ohne erneut dafür zu zahlen. Bei der Cloud-Variante wird anders als bei der Kaufversion auf Benutzerebene lizensiert. Mit dem gebuchten Microsoft-365-Plan kann das Office-Paket ohne weitere Kosten auf insgesamt fünf Geräten installiert werden, sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Rechnern.
In dem erwähnten Plan sind auch die Webversionen der Office-Programme enthalten, die mit einem gängigen Webbrowser genutzt werden können. Zusätzlich wird Cloud-Speicher mit einem Volumen vom 1 TB (Onedrive) gleich mitgebucht.
Auch bei der Funktionalität gibt es Unterschiede. Seit einigen Jahren arbeitet Microsoft nach der Devise "Cloud first, Mobile first". Die Cloud-Produkte werden stets vorrangig weiterentwickelt. Für das Office-Paket bedeutet dies, dass neu entwickelte Funktionalitäten zuerst in der Cloud verfügbar sind und erst zu einem späteren Zeitpunkt Einzug in die Office-Kaufversion finden.
Ein schönes Beispiel dafür ist die Excel-Funktion XVERWEIS (dazu gleich mehr), die erst jetzt in der Kaufversion von Office 2021 auch für Nicht-Cloud-Nutzer zur Verfügung steht. Die Office-Programme in Microsoft 365 haben darüber hinaus noch die folgenden Funktionen:
- AutoSpeichern: In den Webversionen wird, ohne Wahlmöglichkeit, immer automatisch gespeichert. In der Desktop-Version (das installierte Office-Programm) können Nutzer zwischen automatischer und manueller Speicherung wählen.
- Versionierung der Office-Dateien: In der Cloud werden von den Office-Dateien (Word, Excel, Powerpoint) automatisch Versionen angelegt, die Nutzer direkt aus der jeweiligen Anwendung anschauen und bei Bedarf als aktuelle Version wiederherstellen können.
- Teilen: Office-Dateien, die in der Cloud (Onedrive) gespeichert sind, können mit beliebigen anderen Personen über deren E-Mail-Adresse geteilt werden, nur lesend oder aber bearbeitend.
- Zeitgleiche Bearbeitung mit mehreren Personen in Echtzeit: Wurde eine in Onedrive gespeicherte Datei geteilt, können alle Beteiligten in Echtzeit gemeinsam an diesem Dokument arbeiten. Alle können sehen, wer sich zur gleichen Zeit im Dokument befindet und an welcher Stelle des Dokumentes eine Person arbeitet.
Und was gibt es Neues in Office 2021?
Die Neuerungen in Office 2021 sind nicht weltbewegend, aber in Teilen doch sehr interessant und für den Arbeitsalltag nützlich, vor allem in Excel.
Office allgemein
- Modernisiertes Design
- Office lässt sich nun in den Dark Mode umschalten.
- Leistungsverbesserung in den Anwendungen Word, Excel, Outlook und Power Point
- Verbesserte Suche mit Microsoft Search
- Onenote ist wieder Bestandteil des Office-Paketes (das war in Office 2019 nicht der Fall).
- Teams ist nun Bestandteil des Office-Paketes.
Outlook
- Drop-Down-Menü im Suchbereich
- Sprachenübersetzer für Outlook: Dieses Feature steht als Add-in nur in einer Unternehmensumgebung mit einem Exchange Server zur Verfügung.
Excel
Hier gibt es die interessantesten Neuerungen.
- XVERWEIS-Funktion (XVERWEIS (Funktion)): Mit dem XVERWEIS können Nutzer in einer beliebigen Spalte nach einem bestimmten Suchbegriff suchen und ein Ergebnis aus derselben Zeile einer beliebigen anderen Spalte abrufen - und zwar unabhängig davon, ob sich die Spalte rechts oder links der Suchbegriff-Spalte befindet. Alle, die sich bisher über die Einschränkungen der Funktion SVERWEIS geärgert haben, werden sich über den XVERWEIS sehr freuen.
- XVERGLEICH-Funktion (XVERGLEICH (Funktion)): Diese Funktion sucht nach einem angegebenen Element in einer Matrix oder einem Zellbereich und gibt dann die relative Position des Elements zurück.
- LET-Funktion: Mit LET werden den Berechnungsergebnissen Namen zugewiesen. Dies ermöglicht das Speichern von Zwischenberechnungen oder -werten oder das Definieren von Namen in einer Formel. Diese Namen gelten nur im Bereich der LET-Funktion. LET wird, vergleichbar mit Variablen in der Programmierung, durch die native Formelsyntax von Excel erreicht.
- Dynamische Arrays (Dynamische Matrixformeln und Verhalten von übergelaufenen Arrays): Eine Formel gibt eine Matrix von Werten zurück. Mit sechs neuen Funktionen (FILTER, SORTIEREN, SORTIERENNACH, EINDEUTIG, SEQUENZ und ZUFALLSMATRIX) können Berechnungen beschleunigt werden.
- Arbeitsmappenstatistik anzeigen lassen (Überprüfen Arbeitsmappenstatistiken): Diese Menu-Funktionalität ermöglicht schnell eine Zusammenfassung mit Informationen wie Größe des Blattes, Anzahl Zellen mit Daten, Anzahl Tabellen, Anzahl Pivot-Tabellen, Anzahl Formeln etc.
- Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
- Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3
Auf der nächsten Seite folgen noch Neuerungen in Word, Powerpoint und Onenote.
Word
- Linienfokus (Lerntools in Word): Mit dieser Funktionalität können Nutzer zeilenweise durch ein Dokument in Word navigieren. Die Anzahl der fokussierten Zeilen kann ausgewählt werden: eine, drei oder fünf Zeilen. Wer sich mit dem plastischen Reader schon einmal einen Word-Text hat vorlesen lassen, dem wird die Darstellung des Linienfokus bekannt vorkommen.
- Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
- Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3
Powerpoint
- Neues und verbessertes Aufzeichnen von Bildschirmpräsentationen (Aufzeichnen einer Bildschirmpräsentation mit Kommentaren und Folienanzeigedauern)
- Das Aufzeichnen von Referentenvideos, handgeschriebenen Aufzeichnungen und Laserpoint-Darstellungen wird nun unterstützt.
- Verbesserte Stift-Toolbox für die Nutzung mit einem Touchscreen
- Unterstützung des OpenDocument-Formats (ODF) 1.3
Onenote
Nach der Onenote-Pause in Office 2019 ist das Programm nun wieder mit einer aktualisierten Version in Office 2021 dabei.
Zurzeit existieren in der Regel auf einem Windows 10 Rechner zwei Onenote-Apps, mit denen parallel gearbeitet werden kann:
- Onenote for Windows 10 App (optimiert für die Arbeit mit dem Stift auf einem Tablet), die automatisch mit dem Betriebssystem eingerichtet wird und unabhängig von der aktuellen Office-Version läuft.
- Zusätzlich kann das Programm Onenote 2016 (optimiert für die Arbeit am PC bzw. großen Monitoren) auf dem Rechner installiert werden.
Leider nennt Microsoft beide Varianten "Apps", was die Unterscheidung der Onenote-Versionen nicht einfacher macht. Der Klarheit halber soll das Onenote, das über das Office-Paket installiert wird, hier "Programm" heißen.
Vor der Veröffentlichung von Office 2019 beabsichtigte Microsoft, das Programm Onenote zugunsten der Onenote for Windows App sterben zu lassen. Die bis dahin letzte aktuelle Version des Programms Onenote war 2016.
Mit der Ankündigung, das Programm Onenote zu beenden, richtete Microsoft eine heillose Verwirrung in der Anwendergemeinde an. Viele verstanden es so, dass Onenote komplett eingestampft wird, was aber nicht der Fall war.
Inzwischen ist der aktuelle Stand, dass die Onenote for Windows 10 App ab 2022 nicht mehr weiterentwickelt und vielleicht sogar schon nächstes Jahr ganz von den Rechnern verschwinden wird. Dagegen wird nun das Programm Onenote weiterentwickelt und ist wieder Bestandteil des Office-Paketes, in der Version Onenote 2021.
Die Kaufversion von Office 2021 gibt es in folgenden Editionen:
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